MENDETEKSI KECURANGAN (FRAUD AUDITING)

1.        Memahami Gejala Kecurangan

Seirirng dengan perkembangan ekonomi saat ini yang merupakan hasil dari proses pembangunan, teah membuat dunia usaha semakin semarak, kompleks, variatif dan dinamis. Masing-masing perusahaan berusaha untuk menggali segala potensi yang ada agar tetap bertahan dan memenuhi kebutuhan pelanggannya. Namun, seperti juga yang dialami oleh negara-negara maju maupun Negara berkembang, setiap pencapaian kemampuan di bidang ekonomi, cenderung diiringi pula dengan munculnya bentuk-bentuk kejahatan baru, baik di bidang ekonomi maupun social.

Para pelaku kejahatan tersebut cenderung untuk mencari dan memanfaatkan berbagai kelemahan yang ada dalam prosedur, tata kerja, perangkat hukum, kelemahan para pegawai maupun pengawasan yang belum sempat dibenahi. Berbagai cara dan usaha telah dilakukan oleh hamper seluruh perusahaan untuk mencegah terjadinya kecurangan baik dengan cara mempromsikan integritas, maupun pengenaan sanksi yang sepadan dengan perbuatan yang dilakukannya. Namun, risiko kecurangan tetap mungkin saja terjadi dalam suatu perusahaan. Hal yang menjadi prtanyaan selanjutnya adalah bagaimana menilai kemungkinan masalah demikian muncul.

Dengan memahami gejala kecurangan (Red Flags) manajemen dapat mengidentifikasikan kondisi kecurangan yang kemungkinan besar akan terjadi atau telah terjadi.Dengan belajar dari kecurangan yang pernah terjadi,maka kecurangan dapat sedini mungkin ditangani oleh manajemen atau internal auditor.Dalam hal ini manajemen dan internal auditor harus “jeli” melihat tanda-tanda atau kecurangan,yaitu antara lain:

-            Terdapat perbedaan angka laporan keuangan yang mencolok dengan tahun-tahun sebelumnya

-            Perbedaan antara Buku Besar dengan Buku Tambahannya

-            Perbedaan yang terungkapkan dari hasil konfirmsi

-            Transaksi yang tidak didukung oleh bukti yang memadai

-            Transaksi yang tidak dicatat sesuai dengan  otorisasi manajemen baik yang khusus maupun yang umum

-            Terdapat perbedaan kepentingan (conflict of interest) pada tugas pekerjaan karyawan

Tanda awal (Red Flags) terjadinya kecurangan sebagai berikut:

1.      Situasi pribadi yang mengakibatkan timbulnya tekanan yang tidk diharapkan,seperti dililit hutang ,dan menderita sakit berat

2.      Keadaan perusahaan yang mengakibatkan timbulnya tekanan yang tidak semestinya,seperi kesulitan ekonomi,banyaknya hutang,meningkatnya persaingan dan kredit pinjaman yang terbatas

3.      Risiko pengendalian yang spesifik,seperti satu orang menangani semua bagian dari suatu transaksi yang penting,supervise yang buruk,penugasan dan tanggung jawab yang tidak jelas

Selain hal-hal di atas,terdapat kondisi-kondisi tertentu yang dapat menjadi pemicu terjadinya kecurangan dalam suatu perusahaan.Kondisi-kondis tersebut seperti:

a.       Sistem pengendalian intern yang tidak memadai (lack of internal control sistem) seperti manajemen tidak menekankan perlunya peranan internal control,manajemen tidak menindak pelaku fraud,para eksekutif  menunjukkan sikap hidup kemewahan,internal auditor tidak diberikan kewenangan untuk menyelidiki kegiatan para eksekutif terutama menyangkut pengeluaran yang besar

b.      Prosedur penerimaan pegawai yang kurang memepertimbangkan kejujuran dan integritas calon pegawai

c.       Model manajemen dalam perusahaan itu sendiri  yang cenderung mengarah pada hal-hal yang korup,kurang efisien,ataupun tidak cakap

d.      Karyawan yang terlalu banyak problem yang belum terselesaikan,terutama masalah-masalah keuangan seperti banyak hutangpendaatan rendah,gaya hidup mewah

2.        Mendeteksi Kecurangan

Dalam melakukan pendeteksian terhadap kecurangan,tentunya tidak dapat dilepaskan dari pengetahuan tentang hal-hal yang menjadi pemicu terjadinya kecurangan dan siapa atau pihak mana yang kemungkinan dapat melakukan kecurangan.Hal ini sangat perlu diketahui oleh pihak yang mendapat tugas untuk melakukan pendeteksian kecurangan,karenadengan mengetahui factor pemicu terjadinya kecurangan dan siapa atau pihak mana yang dilakuakan akan lebih terarah.

Secara umum hal-hal yang menjadi pemicu terjadinya kecurangan baik yang dilakukan  oleh seseorang ataupun sekelompok orang dapat dirangkum dalam kata GONE (GONE THEORY yang merupakan singkatan dari Greed (Keserakahan), Opportunity (Kesempatan), Need (Kebutuhan), dan Exposure (Pengungkapan). Dua factor  yaitu Greed dan Need terutama berhubungan dengan individu (pelaku kecurangan), sedangkan Opportunity dan Exposure berhubungan dengan organisasi  (korban perbuatan kecurangan). Dalam pembahasan selanjutnya,factor-faktor tersebut dikelompokkan ke dalam factor generic dan factor individu.

Faktor Generik

Factor ini berada dalam pengendalian organisasi (perusahaan) yang mencakup :

·           Kesempatan atau adanya peluang bagi pelaku kecurangan (opportunity) :

Kesempatan melakukan kecurangan tergantung pada kedudukan pelaku terhadap obyek kecurangan. Kesempatan untuk melakukan kecurangan tidak dapat dihilangkan secara keseluruhan atau seratus persen. Usaha untuk menghilangkan kesempatan terjadinya kecurangan secara keseluruhan menjadi tidak ekonomis dan tidak produktif selama perusahaan tersebut masih memiliki asset, dimana asset tersebut diperdagangkan, mengalir, dan ada dalam pengendalian pihak lain seperti karyawan, pembeli, dan penjual.

·           Kemungkinan bahwa kecurangan akan dapat diketahui dan diungkapkan (exposure) :

Kondisi saat ini ada kecenderungan makin tipisnya kepekaan seseorang/sekelompok orang terhadap kecurangan yang terjadi di sekelilingnya. Hal ini mungkin saja dipicu oleh kekhawatiran mereka khususnya berkaitan dengan perlindungan terhadap pihak-pihak yang mengungkapkan terjadinya kecurangan tersebut. Apabila kondisi ini terus terjadi, maka secara logika kecurangan makin merajalela, karena para pelaku kecurangan tersebut merasa bahwa kecurangan apapun yang mereka lakukan tidak ada pihak lain yang berani mengungkapkannya.

·           Sanksi yang dikenakan kepada pelaku jika tertangkap dan perbuatannya terungkap (exposure) :

Terungkapnya kecurangan belum cukup untuk mencegah terulang kembalinya kejadian tersebut dimasa yang akan datang. Oleh karena itu harus ada saksi atas perbuatan tersebut yang jelas, tegas, dan diterapkan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Suatu perusahaan yang ingin melindungi assetnya harus memiliki kebijakan (policy) yang jelas mengenai sifat dan besarnya sanksi terhadap pelaku kecurangan, seperti :

-            siapapun yang terlibat kecurangan akan dipecat

-            semua kecurangan akan dilaporkan kepada pihak yang berwenang

Factor Individu

Factor ini melekat pada diri seseorang yang melakukan kecurangan. Secara umum, factor ini dapat dikategorikan menjadi dua yaitu :

·           moral yang berhubungan dengan keserakahan (greed). Keserakahan berhubungan dengan atribut seseorang. Bagaimana dengan atribut lainnya yang ada dalam diri manusia seperti kejujuran, integritas, loyalitas dan sebagainya, adalah sulit untuk mengetahui apakah seseorang memiliki atribut serakah ini atau tidak.

·           Motivasi yang berhubungan dengan kebutuhan (need). Salah satu yang menjadi penyebab seseorang atau sekelompok orang melakukan kecurangan adalah berhubungan dengan kebutuhan ekonomi. Disamping itu juga dapat disebabkan oleh adanya perasaan ketidakpuasan atas kebijakan yang ditetapkan oleh manajemen, balas dendam, dan tantangan.

Tujuan utama dari pendeteksian kecurangan adalah dalam rangka membantu perusahaan menciptakan suasana sehat dan menguntungkan di dalam lingkungan perusahaan dengan mencegah terjadinya kerugian akibat kecurangan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mendeteksi kecurangan adalah :

1.      Jangan mengabaikan hal-hal yang jelas. Hal ini untuk menghilangkan kesan bahwa penyelidikan terhadap kecurangan selalu merupakan aktivitas kompleks, padahal dalam prakteknya tidak selalu seperti kesan tersebut di atas. Disamping itu, dalam prekteknya, kebanyakan perbuatan kecurangan meninggalkan jejak yang jelas.

2.      Berikan perhatian pada penyimpangan yang terjadi, jangan selalu mencari penyelesaian yang kompleks, dan mulailah dengan mencari penyelesaian yang paling sederhana.

3.      Lakukan konsentrasi ada titik yang paling lemah dan sederhana di dalam kecurangan.

4.      Pendeeksian dan pencegahan kecurangan merupakan aspek rutin, bukan suatu hal yang hanya dilakukan sekali.

5.      Tujuan utama mendeteksi kecurangan adalah mencegah terjadinya, bukan mendeteksi seluruh kecurangan.

6.      Sumber daya dan kemampuan harus dialokasikan secara khusus untuk melakukan tugas tersebut.

7.      Mendeteksi kecurangan berarti kerja keras.

8.      Kecurangan dapat lolos dari deteksi disebabkan tidak seorangpun ditugaskan untuk itu.

3.        Teknik Mendeteksi Kecurangan

Teknik mendeteksi kecurangan dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :

3.1. Critical Point Auditing (CPA)

Setiap perusahaan pasti memiliki titik rawan yang sering digunakan sebagai tempat terjadinya kecurangan. Apabila kecurangan terjadi pada titik tersebut, akan dengan mudah diketahui. Namun, dalam banyak hal keberhasilan suatau kecurangan lebih banyak disebabkan kepandaian pelaku dalam menyembunyikan kegiatannya diantara transaksi-transaksi yang ada.

CPA merupakan suatu teknik dimana melalui pemeriksaan atas catatan pembukuan, gejala suatu manipulasi dapat diidentifikasi. Hasilnya berupa gejala atau kemungkinan terjadinya kecurangan yang pada gilirannya mengarah kepada penyelidikan yang lebih rinci. Metode ini dapat digunakan pada setiap perusahaan. Semakin akurat dan komprehensif suatu catatan, maka semakin efektif teknik ini dalam mengetahui gejala kecurangan.

Critical Point Auditing ini adalah :

1.      Analisis Tren

Pengujian ini terutama dilakukan atas kewajaran pembukuan pada rekening buku besar dan menyangkut pula pembandingannya dengan data sejenis untuk periode sebelumnya maupun dengan sejenis dari cabang-cabang perusahaan. Data-data yang digunakan biasanya berupa : Rekening Buku Besar, Neraca, dan Anggaran.

Pembandingan dengan periode sebelumnya dapat diarahkan untuk :

-            mendapatkan gejala manipulasi yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan yang melakukan kecurangan.

-            mendeteksi kemungkinan adanya kerugian kecurangan.

Dampak atas kecurangan yang didasarkan atas analisis rasio dan kinerja adalah hal yang penting untuk diamati lebih lanjut. Seorang pelaku kecurangan tidak dapat menjamin bahwa tindakannya dapat dilakukan erus menerus secara teratur. Pelaku tersebut mungkin cukup agresif, namun jika pengawasan ditingkatkan atau jika prosedur ataupun pengendalian yang efektif diterapkan, kecurangan akan dapat dideteksi. Para pelaku kecurangan tersebut membutuhkan waktu dan usaha untuk menciptakan kesempatan yang baru. Dengan adanya ketidakteraturan dalam kesempatan untuk melakukan kecurangan, maka memberi dampak tehadap ketidakkonsistenan pelaku kecurangan dalam melakukan kecurangan tersebut akan nampak dalam pembukuan perusahaan.

2.      Pengujian Khusus

Pengujian khusus dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan yang memiliki risiko tinggi untuk terjadinya kecurangan. Kegiatan-kegiatan tersebut seperti:

·           Pembelian

Kecurangan pembelian umumnya dilakukan dengan cara meninggikan nilai yang terdapat dalam faktur. Dalam setiap kecurangan pembelian, hamper selalu terdapat pengkreditan yang salah pada rekening kreditur. Cara lain yang dilakukan adalah dengan melakukan pembelian fiktif. Hutang yang timbul kemudian dilunasi oleh perusahaan, bukan kepada pemasok, namun kepada pelaku kecurangan. Walaupun rekening dapat dibukukan, namun pelaku kecurangan tidak mampu menyiapkan bukti pendukung yang lengkap. Oleh karena itu, pengujian pertama yang sangat penting adalah untuk meyakinkan keabsahan pemasok.

Langkah_langkah yang dapat digunakan untuk meykinkan keabsahan tersebut adalah :

-            Membandingkan data pemasok dengan data karyawan perusahaan, tentang alamat dan nomor teleponnya. Pengujian ini berguna untuk mengetahui apabila karyawan menciptakan pemasok fiktif dengan menggunakan alamat karyawan tersebut atau alamat kerabatnya untuk menerima pengiriman uang dari perusahaan.

-            Teliti nama perusahaan tempat karyawan bekerja sebelumnya. Bandingkan data perusahaan tersebut denagan data rekanan perusahaan. Pengujian ini bertujuan untuk mengetahui kemungkinana karyawan melakukan kolusi dengan karyawan tempat dia bekerja sebelumnya.

-            Periksa beberapa rekanan yang mengajukan penawaran kepada perusahaan, dan teiti hubungan antara satu dengan yang lainnya. Pngujian ini dimaksudkan untuk mengetahui adanya tender yang hanya diikuti rekanan yang mempunyai keterkaitan satu sama lain.

-            Teliti faktur pembelian, apabila memenuhi unsur berikut, perlu diteliti lebih lanjut :

§   Tidak terdapat nomor telepon

§   Faktur pembeliannya bukan faktur asli

§   Faktur tidak dikirim melalui pos

§   Tidak terdapat rincian barang-barang yang dibeli (selain kode barang)

-            Verifikasi buku besar

§   Perhatikan rekening hutang yang muncul setelah penunjukan pejabat perusahaan yang baru, khususnya yang menangani pembelian. Tidak jarang, pejabat memilih pemasok yang telah dikenalnya (kemungkinan karena ada hubungan istimewa)

§   Bandingkan buku pembelian tahun berjalan dengan tahun sebelumnya, perhatikan hal-hal berikut ini :

-            Rekening-rekening yang dihapuskan

-            Rekening yang baru

-            Kecenderungan (trend) yang tidak wajar atas suatu rekening

-            Pengkreditan atas suatu rekening selain dari barang yang diterima dan pendebetan selain kas

§   Periksa tingkat kewenangan pejabat dalam melakukan pambelian dan menyetjui faktur. Perhatian harus diarahkan pada kemungkinan memecah pembelian menjadi beberapa pesanan.

§   Lakukan uji-petik terhadap beberapa kontrak, terutama dari pemasok yang barang-barangnya dibeli tanpa ada harga resminya. Perhatikan hal-hal berikut ini :

-            Barang dibeli dari pemasok yang bukan merupakan kegiatan bisnisnya

-            Pembelian tanpa melalui penawaran yang kompetitif

-            Mutu barang dibawah standar

-            Adanya perubahan harga dan/atau perpanjangan waktu

-            Harga kontrak sedikit dibatas ataas (plafon anggaran). Apabila dari hasil pengujian terdapat indikasi adanya kecurangan, langkah berikut harus dilakukan :

·           Teliti kepemilikan perusahaan yang memenagkan tender

·           Teliti kepemilikan perusahaan yang kalah dalam tender

·           Penjualan dan Pemasaran

Kecurangan dalam aktivitas ini biasanya dilakukan dengan seolah-olah terjadi penjualan yang diikuti dengan pengiriman barang namun tanpa pendebetan pada rekening debitur. Kebalikan dengan pembelian, verifikasi atas penjualan dilakukan melalui penelitian atas sumber dokumen. Selanjutnya yakinkan bahwa transaksi tersebut dibukukan dalam rekening yang tepat.

Uraian lengkap pengujian yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :

-            Lakukan pengujian terhadap pembeli yang memperoleh harga terendah/memperoleh potongan harga (discount) paling besar

-            Teliti saldo piutang yang melampaui plafon kredit

-            Teliti pembayaran/pelunasan piutang yang melampaui batas waktu tertentu

-            Lakukan analisis atas pesanan penjualan, catatan gudang dan faktur, selanjutnya bandingkan antara ketiganya

-            Teliti pngiriman barang contoh ke gudang/cabang atau pengiriman barang kepada pihak ketiga tersebut. Prosedur ini dimaksudkan untuk mendeteksi kemungkinan penyalahgunaan pengiriman barang sampel

-            Teliti nota kredit untuk barang-barang yang dikembalikan (diretur) dan bandingkan dengan penerimaan barangnya (di gudang)

-            Teliti surat menyurat berkaitan dengan transaksi pembelian. Perhatikan keluhan konsumen, seperti kesalahan dalam faktur dan sebagainya. Trasir keluhan-keluhan tersebut kepada barang yang dipesan, pengiriman barang, dan faktur penjualan

-            Teliti catatan pelunasan piutang ke rekening yang bersangkutan. Trasir ke buku kasnya dan slip pembayaran. Perhatikan perbedaan tanggal, nama pembayar. Prosedur ini dilakukan dalam rangka mendeteksi kemungkinan terjadinya lapping. Dalam lappin, pembayaran dari debitur tertentu dibukukan dalam rekening debitur lainnya seolah-olah salah pembukuan untuk menutupi kecurangan yang telah dilakukan.

·           Persediaan

-          Teliti secara detail catatan-catatan persediaan berkaitan dengan hal-hal berikut ini :

·           Produk yang mempunyai perputaran (turnover) paling tinggi

·           Produk yang ada dalam persediaan, padahal tidak terdapat dalam persediaan tahun sebelumnya

·           Produk yang ada dalam persediaan tahun-tahun lalu, namun tidak tersedia tahun ini

·           Semua koreksi atas catatan persediaan yang disebsbkanadanya perbedaan pada saat dilakukan stock opname

-          Periksa jadual pelaksanaan stock opname tahun lalu dengan cara :

·           Meneliti setiap jenis barang dan kaitkan dengan kewajaran persediaan, perputaran dan ruang penyimpanan yang tersedia

·           Meneliti catatan kerja pengemudi perusahaan pada saat dilakukan inventarisasi

·           Meneliti apakah terdapat pembayaran biaya pengangkutan untuk pihak ketiga pda saat inventarisasi

·           Verifikasi kebenaran barang dalam perjalanan

·           Analisis Hubungan

-            Teliti debitur yang volume pembeliannya menurun dibandingkan dengan tren normal, terutama yang disebabkan oleh pembatalan pesanan maupun retur penjualan

-            Teliti jumlah pembelian yang dilakukan oleh pedagang besar dan dibandingkan dengan jumlah kartu garansi yang dikembalikan oleh konsumen akhir

-            Teliti rasio penerimaan terhadap penjualan kredit, piutang ragu-ragu terhadap penjualan

-            Dapatkan anggaran biaya untuk setiap pusat biaya, dan lakukan penelitian atas biaya-biaya yang realisasinya masih dibawah 50% pada awal triwulan III namun mencapai lebih dari 90% mendekati akhir tahun.

3.2.Job Sensitivity Analysis (JSA)

Setiap pekerjaan dalam suatu perusahaan memiliki berbagai peluang/kesempatan untuk terjadinya kecurangan. Hal ini tergantung dari beberapa factor seperti : akses, kemampuan, dan waktu yang tersedia untuk merencanakan dan melaksanakannya.

Teknik analisis kepekaan pekerjaan (job sensitivity analysis) ini didasarkan pada suatu asumsi, yakni bila seseorang/sekelompok karyawan bekerja pada posisi tertentu, peluang/tindakan negative (kecurangan) apa saja yang dapat dilakukan. Dengan kata lain, teknik ini merupakan analisis dengan risiko kecurangan dari sudut “pelaku potensial”, sehingga penegahan terhadap kemungkinan terjadinya kecurangan dapat dilakukan mesalnya dengan memperketat pengendalian intern pada posisi-posisi yang rawan kecurangan.

1.      Metode Pendekatan

Langkah awal yang dilakukan adalah dengan mengidentifikasikan semua posisi pekerjaan di dalam perusahaan yang menjadi obyek pemeriksaan. Oleh karena itu, hal-hal yang perlu diamati dan dipelajari adalah ;

·           Struktur organisasi

·           Uraian tugas masing-masing pejabat yang ada dalam perusahaan

·           Manual akuntansi dan formulir-formulir yang digunakan

·           Pendelegasian wewenang

Langkah berikutnya adalah menyiapkan analisis setiap pejabat. Simpulan yang diperoleh dari langkah ini harus dapat menunjukkan spesifikasi setiap pekerjaan dan mencatat perbedaan antara akses yang diperbolehkan dengan akses yang direncanakan. Sebagai contoh, petugas bagian pesanan penjualan tidak tidak diperkenankan memiliki akses terhadap catatan pembelian. Namun kita juga harus mempertimbangkan kondisi nyata dari ruangan yang tersedia dalam paerusahaan yang bersangkutan, artinya apabila ruangan petugas bagian penjualan bersama-sama dengan karyawan bagian pembelian, adalah suatu hal yang tidak realistis menganggap petugas penjualan tersebut tidak mungkin membaca, merubah, atau menyembunyikan catatan.

2.      Pengawasan Rutin

Suatu hal yang mudah bagi pelaku kejahatan dalm suatu perusahaan untuk beroperasi, bila mana manajer sibuk dengan tanggung jawab lain. Dalam melakukan pengendalian juga harus diperhatikan hal-hal seperti bawahan lebih pandai dari atasannya, atau bila atasan memiliki bawahan yang mempunyai latar belakang pendidikan yang berbeda.

3.      Karakter Pribadi

Karakter pribadi karyawan harus dipertimbangkan. Hal-hal yang harus diperhatikan seperti :

·           Kekayaan yang tidak bisa dijelaskan

·           Pola hidup mewah

·           Pegawai yang sering merasa kecewa/tidak puas atas keputusan manajemen/tidak naik-naik pangkat

·           Sifat egois dari karyawan (mementingkan diri sendiri)

·           Karyawan yang sering mengabaikan instruksi/prosedur

·           Karyawan yang merasa dianggap paling penting

4.      Tindak Lanjut

Hasil analisis akan memberikan gambaran tentang jenis pekerjaan mana yang mengandung risiko tinggi dan metode fraud yang bagaimana yang sebaiknya diterapkan. Pengujian secara detail harus dilakukan guna menentukan apakah kesempatan yang ada telah digunakan.