1.
Memahami Gejala
Kecurangan
Seirirng dengan perkembangan ekonomi saat ini yang
merupakan hasil dari proses pembangunan, teah membuat dunia usaha semakin
semarak, kompleks, variatif dan dinamis. Masing-masing perusahaan berusaha
untuk menggali segala potensi yang ada agar tetap bertahan dan memenuhi
kebutuhan pelanggannya. Namun, seperti juga yang dialami oleh negara-negara
maju maupun Negara berkembang, setiap pencapaian kemampuan di bidang ekonomi,
cenderung diiringi pula dengan munculnya bentuk-bentuk kejahatan baru, baik di
bidang ekonomi maupun social.
Para pelaku kejahatan tersebut cenderung untuk mencari
dan memanfaatkan berbagai kelemahan yang ada dalam prosedur, tata kerja,
perangkat hukum, kelemahan para pegawai maupun pengawasan yang belum sempat
dibenahi. Berbagai cara dan usaha telah dilakukan oleh hamper seluruh
perusahaan untuk mencegah terjadinya kecurangan baik dengan cara mempromsikan
integritas, maupun pengenaan sanksi yang sepadan dengan perbuatan yang
dilakukannya. Namun, risiko kecurangan tetap mungkin saja terjadi dalam suatu
perusahaan. Hal yang menjadi prtanyaan selanjutnya adalah bagaimana menilai
kemungkinan masalah demikian muncul.
Dengan memahami gejala kecurangan (Red Flags) manajemen dapat
mengidentifikasikan kondisi kecurangan yang kemungkinan besar akan terjadi atau
telah terjadi.Dengan belajar dari kecurangan yang pernah terjadi,maka
kecurangan dapat sedini mungkin ditangani oleh manajemen atau internal
auditor.Dalam hal ini manajemen dan internal auditor harus “jeli” melihat
tanda-tanda atau kecurangan,yaitu antara lain:
-
Terdapat perbedaan angka laporan keuangan yang
mencolok dengan tahun-tahun sebelumnya
-
Perbedaan antara Buku Besar dengan Buku Tambahannya
-
Perbedaan yang terungkapkan dari hasil konfirmsi
-
Transaksi yang tidak didukung oleh bukti yang memadai
-
Transaksi yang tidak dicatat sesuai dengan otorisasi manajemen baik yang khusus maupun
yang umum
-
Terdapat perbedaan kepentingan (conflict of interest) pada tugas pekerjaan karyawan
Tanda awal (Red Flags) terjadinya kecurangan
sebagai berikut:
1.
Situasi pribadi yang mengakibatkan timbulnya tekanan
yang tidk diharapkan,seperti dililit hutang ,dan menderita sakit berat
2.
Keadaan perusahaan yang mengakibatkan timbulnya
tekanan yang tidak semestinya,seperi kesulitan ekonomi,banyaknya
hutang,meningkatnya persaingan dan kredit pinjaman yang terbatas
3.
Risiko pengendalian yang spesifik,seperti satu orang
menangani semua bagian dari suatu transaksi yang penting,supervise yang
buruk,penugasan dan tanggung jawab yang tidak jelas
Selain hal-hal
di atas,terdapat kondisi-kondisi tertentu yang dapat menjadi pemicu terjadinya
kecurangan dalam suatu perusahaan.Kondisi-kondis tersebut seperti:
a.
Sistem pengendalian intern yang tidak memadai (lack of internal control sistem) seperti
manajemen tidak menekankan perlunya peranan internal control,manajemen tidak
menindak pelaku fraud,para eksekutif
menunjukkan sikap hidup kemewahan,internal auditor tidak diberikan
kewenangan untuk menyelidiki kegiatan para eksekutif terutama menyangkut
pengeluaran yang besar
b.
Prosedur penerimaan pegawai yang kurang
memepertimbangkan kejujuran dan integritas calon pegawai
c.
Model manajemen dalam perusahaan itu sendiri yang cenderung mengarah pada hal-hal yang
korup,kurang efisien,ataupun tidak cakap
d.
Karyawan yang terlalu banyak problem yang belum
terselesaikan,terutama masalah-masalah keuangan seperti banyak hutangpendaatan
rendah,gaya hidup mewah
2.
Mendeteksi
Kecurangan
Dalam melakukan
pendeteksian terhadap kecurangan,tentunya tidak dapat dilepaskan dari
pengetahuan tentang hal-hal yang menjadi pemicu terjadinya kecurangan dan siapa
atau pihak mana yang kemungkinan dapat melakukan kecurangan.Hal ini sangat
perlu diketahui oleh pihak yang mendapat tugas untuk melakukan pendeteksian
kecurangan,karenadengan mengetahui factor pemicu terjadinya kecurangan dan
siapa atau pihak mana yang dilakuakan akan lebih terarah.
Secara umum
hal-hal yang menjadi pemicu terjadinya kecurangan baik yang dilakukan oleh seseorang ataupun sekelompok orang dapat
dirangkum dalam kata GONE (GONE THEORY
yang merupakan singkatan dari Greed (Keserakahan),
Opportunity (Kesempatan),
Need (Kebutuhan), dan Exposure
(Pengungkapan). Dua factor yaitu Greed dan Need terutama berhubungan dengan individu (pelaku kecurangan),
sedangkan Opportunity dan Exposure berhubungan dengan
organisasi (korban perbuatan
kecurangan). Dalam pembahasan selanjutnya,factor-faktor tersebut dikelompokkan
ke dalam factor generic dan factor individu.
Faktor Generik
Factor ini
berada dalam pengendalian organisasi (perusahaan) yang mencakup :
·
Kesempatan atau adanya peluang bagi pelaku kecurangan
(opportunity) :
Kesempatan melakukan kecurangan tergantung pada
kedudukan pelaku terhadap obyek kecurangan. Kesempatan untuk melakukan
kecurangan tidak dapat dihilangkan secara keseluruhan atau seratus persen.
Usaha untuk menghilangkan kesempatan terjadinya kecurangan secara keseluruhan
menjadi tidak ekonomis dan tidak produktif selama perusahaan tersebut masih
memiliki asset, dimana asset tersebut
diperdagangkan, mengalir, dan ada dalam pengendalian pihak lain seperti
karyawan, pembeli, dan penjual.
·
Kemungkinan bahwa kecurangan akan dapat diketahui dan
diungkapkan (exposure) :
Kondisi saat ini ada kecenderungan makin tipisnya
kepekaan seseorang/sekelompok orang terhadap kecurangan yang terjadi di
sekelilingnya. Hal ini mungkin saja dipicu oleh kekhawatiran mereka khususnya
berkaitan dengan perlindungan terhadap pihak-pihak yang mengungkapkan
terjadinya kecurangan tersebut. Apabila kondisi ini terus terjadi, maka secara
logika kecurangan makin merajalela, karena para pelaku kecurangan tersebut
merasa bahwa kecurangan apapun yang mereka lakukan tidak ada pihak lain yang
berani mengungkapkannya.
·
Sanksi yang dikenakan kepada pelaku jika tertangkap
dan perbuatannya terungkap (exposure)
:
Terungkapnya kecurangan belum cukup untuk mencegah
terulang kembalinya kejadian tersebut dimasa yang akan datang. Oleh karena itu
harus ada saksi atas perbuatan tersebut yang jelas, tegas, dan diterapkan
sesuai dengan peraturan yang berlaku. Suatu perusahaan yang ingin melindungi assetnya harus memiliki kebijakan (policy) yang jelas mengenai sifat dan
besarnya sanksi terhadap pelaku kecurangan, seperti :
-
siapapun yang terlibat kecurangan akan dipecat
-
semua kecurangan akan dilaporkan kepada pihak yang
berwenang
Factor Individu
Factor ini
melekat pada diri seseorang yang melakukan kecurangan. Secara umum, factor ini
dapat dikategorikan menjadi dua yaitu :
·
moral yang berhubungan dengan keserakahan (greed). Keserakahan berhubungan dengan
atribut seseorang. Bagaimana dengan atribut lainnya yang ada dalam diri manusia
seperti kejujuran, integritas, loyalitas dan sebagainya, adalah sulit untuk
mengetahui apakah seseorang memiliki atribut serakah ini atau tidak.
·
Motivasi yang berhubungan dengan kebutuhan (need). Salah satu yang menjadi penyebab
seseorang atau sekelompok orang melakukan kecurangan adalah berhubungan dengan
kebutuhan ekonomi. Disamping itu juga dapat disebabkan oleh adanya perasaan
ketidakpuasan atas kebijakan yang ditetapkan oleh manajemen, balas dendam, dan
tantangan.
Tujuan utama dari pendeteksian kecurangan adalah dalam rangka membantu
perusahaan menciptakan suasana sehat dan menguntungkan di dalam lingkungan
perusahaan dengan mencegah terjadinya kerugian akibat kecurangan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mendeteksi kecurangan adalah
:
1.
Jangan mengabaikan hal-hal yang jelas. Hal ini untuk
menghilangkan kesan bahwa penyelidikan terhadap kecurangan selalu merupakan
aktivitas kompleks, padahal dalam prakteknya tidak selalu seperti kesan
tersebut di atas. Disamping itu, dalam prekteknya, kebanyakan perbuatan
kecurangan meninggalkan jejak yang jelas.
2.
Berikan perhatian pada penyimpangan yang terjadi,
jangan selalu mencari penyelesaian yang kompleks, dan mulailah dengan mencari
penyelesaian yang paling sederhana.
3.
Lakukan konsentrasi ada titik yang paling lemah dan
sederhana di dalam kecurangan.
4.
Pendeeksian dan pencegahan kecurangan merupakan aspek
rutin, bukan suatu hal yang hanya dilakukan sekali.
5.
Tujuan utama mendeteksi kecurangan adalah mencegah
terjadinya, bukan mendeteksi seluruh kecurangan.
6.
Sumber daya dan kemampuan harus dialokasikan secara
khusus untuk melakukan tugas tersebut.
7.
Mendeteksi kecurangan berarti kerja keras.
8.
Kecurangan dapat lolos dari deteksi disebabkan tidak
seorangpun ditugaskan untuk itu.
3.
Teknik
Mendeteksi Kecurangan
Teknik mendeteksi kecurangan dapat dilakukan dengan
dua cara yaitu :
3.1. Critical
Point Auditing (CPA)
Setiap perusahaan pasti memiliki titik rawan yang sering
digunakan sebagai tempat terjadinya kecurangan. Apabila kecurangan terjadi pada
titik tersebut, akan dengan mudah diketahui. Namun, dalam banyak hal
keberhasilan suatau kecurangan lebih banyak disebabkan kepandaian pelaku dalam
menyembunyikan kegiatannya diantara transaksi-transaksi yang ada.
CPA merupakan suatu teknik dimana melalui pemeriksaan
atas catatan pembukuan, gejala suatu manipulasi dapat diidentifikasi. Hasilnya
berupa gejala atau kemungkinan terjadinya kecurangan yang pada gilirannya mengarah
kepada penyelidikan yang lebih rinci. Metode ini dapat digunakan pada setiap
perusahaan. Semakin akurat dan komprehensif suatu catatan, maka semakin efektif
teknik ini dalam mengetahui gejala kecurangan.
Critical Point
Auditing ini adalah :
1.
Analisis Tren
Pengujian ini terutama dilakukan atas kewajaran
pembukuan pada rekening buku besar dan menyangkut pula pembandingannya dengan
data sejenis untuk periode sebelumnya maupun dengan sejenis dari cabang-cabang
perusahaan. Data-data yang digunakan biasanya berupa : Rekening Buku Besar,
Neraca, dan Anggaran.
Pembandingan dengan periode sebelumnya dapat diarahkan
untuk :
-
mendapatkan gejala manipulasi yang dilakukan oleh
pihak internal perusahaan yang melakukan kecurangan.
-
mendeteksi kemungkinan adanya kerugian kecurangan.
Dampak atas
kecurangan yang didasarkan atas analisis rasio dan kinerja adalah hal yang
penting untuk diamati lebih lanjut. Seorang pelaku kecurangan tidak dapat
menjamin bahwa tindakannya dapat dilakukan erus menerus secara teratur. Pelaku
tersebut mungkin cukup agresif, namun jika pengawasan ditingkatkan atau jika
prosedur ataupun pengendalian yang efektif diterapkan, kecurangan akan dapat
dideteksi. Para pelaku kecurangan tersebut membutuhkan waktu dan usaha untuk
menciptakan kesempatan yang baru. Dengan adanya ketidakteraturan dalam
kesempatan untuk melakukan kecurangan, maka memberi dampak tehadap
ketidakkonsistenan pelaku kecurangan dalam melakukan kecurangan tersebut akan
nampak dalam pembukuan perusahaan.
2.
Pengujian Khusus
Pengujian khusus dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan
yang memiliki risiko tinggi untuk terjadinya kecurangan. Kegiatan-kegiatan
tersebut seperti:
·
Pembelian
Kecurangan pembelian umumnya dilakukan dengan cara
meninggikan nilai yang terdapat dalam faktur. Dalam setiap kecurangan
pembelian, hamper selalu terdapat pengkreditan yang salah pada rekening
kreditur. Cara lain yang dilakukan adalah dengan melakukan pembelian fiktif.
Hutang yang timbul kemudian dilunasi oleh perusahaan, bukan kepada pemasok,
namun kepada pelaku kecurangan. Walaupun rekening dapat dibukukan, namun pelaku
kecurangan tidak mampu menyiapkan bukti pendukung yang lengkap. Oleh karena
itu, pengujian pertama yang sangat penting adalah untuk meyakinkan keabsahan
pemasok.
Langkah_langkah yang dapat digunakan untuk meykinkan
keabsahan tersebut adalah :
-
Membandingkan data pemasok dengan data karyawan
perusahaan, tentang alamat dan nomor teleponnya. Pengujian ini berguna untuk
mengetahui apabila karyawan menciptakan pemasok fiktif dengan menggunakan
alamat karyawan tersebut atau alamat kerabatnya untuk menerima pengiriman uang
dari perusahaan.
-
Teliti nama perusahaan tempat karyawan bekerja
sebelumnya. Bandingkan data perusahaan tersebut denagan data rekanan
perusahaan. Pengujian ini bertujuan untuk mengetahui kemungkinana karyawan
melakukan kolusi dengan karyawan tempat dia bekerja sebelumnya.
-
Periksa beberapa rekanan yang mengajukan penawaran
kepada perusahaan, dan teiti hubungan antara satu dengan yang lainnya. Pngujian
ini dimaksudkan untuk mengetahui adanya tender yang hanya diikuti rekanan yang
mempunyai keterkaitan satu sama lain.
-
Teliti faktur pembelian, apabila memenuhi unsur
berikut, perlu diteliti lebih lanjut :
§ Tidak terdapat
nomor telepon
§ Faktur
pembeliannya bukan faktur asli
§ Faktur tidak
dikirim melalui pos
§ Tidak terdapat
rincian barang-barang yang dibeli (selain kode barang)
-
Verifikasi buku besar
§ Perhatikan
rekening hutang yang muncul setelah penunjukan pejabat perusahaan yang baru,
khususnya yang menangani pembelian. Tidak jarang, pejabat memilih pemasok yang
telah dikenalnya (kemungkinan karena ada hubungan istimewa)
§ Bandingkan buku
pembelian tahun berjalan dengan tahun sebelumnya, perhatikan hal-hal berikut
ini :
-
Rekening-rekening yang dihapuskan
-
Rekening yang baru
-
Kecenderungan (trend)
yang tidak wajar atas suatu rekening
-
Pengkreditan atas suatu rekening selain dari barang
yang diterima dan pendebetan selain kas
§ Periksa tingkat
kewenangan pejabat dalam melakukan pambelian dan menyetjui faktur. Perhatian
harus diarahkan pada kemungkinan memecah pembelian menjadi beberapa pesanan.
§ Lakukan
uji-petik terhadap beberapa kontrak, terutama dari pemasok yang
barang-barangnya dibeli tanpa ada harga resminya. Perhatikan hal-hal berikut
ini :
-
Barang dibeli dari pemasok yang bukan merupakan
kegiatan bisnisnya
-
Pembelian tanpa melalui penawaran yang kompetitif
-
Mutu barang dibawah standar
-
Adanya perubahan harga dan/atau perpanjangan waktu
-
Harga kontrak sedikit dibatas ataas (plafon anggaran).
Apabila dari hasil pengujian terdapat indikasi adanya kecurangan, langkah
berikut harus dilakukan :
·
Teliti kepemilikan perusahaan yang memenagkan tender
·
Teliti kepemilikan perusahaan yang kalah dalam tender
·
Penjualan dan
Pemasaran
Kecurangan dalam aktivitas ini biasanya dilakukan
dengan seolah-olah terjadi penjualan yang diikuti dengan pengiriman barang
namun tanpa pendebetan pada rekening debitur. Kebalikan dengan pembelian,
verifikasi atas penjualan dilakukan melalui penelitian atas sumber dokumen.
Selanjutnya yakinkan bahwa transaksi tersebut dibukukan dalam rekening yang
tepat.
Uraian lengkap pengujian yang harus dilakukan adalah
sebagai berikut :
-
Lakukan pengujian terhadap pembeli yang memperoleh
harga terendah/memperoleh potongan harga (discount)
paling besar
-
Teliti saldo piutang yang melampaui plafon kredit
-
Teliti pembayaran/pelunasan piutang yang melampaui
batas waktu tertentu
-
Lakukan analisis atas pesanan penjualan, catatan
gudang dan faktur, selanjutnya bandingkan antara ketiganya
-
Teliti pngiriman barang contoh ke gudang/cabang atau
pengiriman barang kepada pihak ketiga tersebut. Prosedur ini dimaksudkan untuk
mendeteksi kemungkinan penyalahgunaan pengiriman barang sampel
-
Teliti nota kredit untuk barang-barang yang
dikembalikan (diretur) dan bandingkan dengan penerimaan barangnya (di gudang)
-
Teliti surat menyurat berkaitan dengan transaksi
pembelian. Perhatikan keluhan konsumen, seperti kesalahan dalam faktur dan
sebagainya. Trasir keluhan-keluhan tersebut kepada barang yang dipesan,
pengiriman barang, dan faktur penjualan
-
Teliti catatan pelunasan piutang ke rekening yang
bersangkutan. Trasir ke buku kasnya dan slip pembayaran. Perhatikan perbedaan
tanggal, nama pembayar. Prosedur ini dilakukan dalam rangka mendeteksi
kemungkinan terjadinya lapping. Dalam
lappin, pembayaran dari debitur
tertentu dibukukan dalam rekening debitur lainnya seolah-olah salah pembukuan
untuk menutupi kecurangan yang telah dilakukan.
·
Persediaan
-
Teliti secara detail catatan-catatan persediaan
berkaitan dengan hal-hal berikut ini :
·
Produk yang mempunyai perputaran (turnover) paling tinggi
·
Produk yang ada dalam persediaan, padahal tidak
terdapat dalam persediaan tahun sebelumnya
·
Produk yang ada dalam persediaan tahun-tahun lalu,
namun tidak tersedia tahun ini
·
Semua koreksi atas catatan persediaan yang
disebsbkanadanya perbedaan pada saat dilakukan stock opname
-
Periksa jadual pelaksanaan stock opname tahun lalu dengan cara :
·
Meneliti setiap jenis barang dan kaitkan dengan
kewajaran persediaan, perputaran dan ruang penyimpanan yang tersedia
·
Meneliti catatan kerja pengemudi perusahaan pada saat
dilakukan inventarisasi
·
Meneliti apakah terdapat pembayaran biaya pengangkutan
untuk pihak ketiga pda saat inventarisasi
·
Verifikasi kebenaran barang dalam perjalanan
·
Analisis
Hubungan
-
Teliti debitur yang volume pembeliannya menurun
dibandingkan dengan tren normal, terutama yang disebabkan oleh pembatalan
pesanan maupun retur penjualan
-
Teliti jumlah pembelian yang dilakukan oleh pedagang
besar dan dibandingkan dengan jumlah kartu garansi yang dikembalikan oleh
konsumen akhir
-
Teliti rasio penerimaan terhadap penjualan kredit,
piutang ragu-ragu terhadap penjualan
-
Dapatkan anggaran biaya untuk setiap pusat biaya, dan
lakukan penelitian atas biaya-biaya yang realisasinya masih dibawah 50% pada
awal triwulan III namun mencapai lebih dari 90% mendekati akhir tahun.
3.2.Job Sensitivity
Analysis (JSA)
Setiap pekerjaan dalam suatu perusahaan memiliki
berbagai peluang/kesempatan untuk terjadinya kecurangan. Hal ini tergantung
dari beberapa factor seperti : akses, kemampuan, dan waktu yang tersedia untuk
merencanakan dan melaksanakannya.
Teknik analisis kepekaan pekerjaan (job sensitivity analysis) ini didasarkan
pada suatu asumsi, yakni bila seseorang/sekelompok karyawan bekerja pada posisi
tertentu, peluang/tindakan negative (kecurangan) apa saja yang dapat dilakukan.
Dengan kata lain, teknik ini merupakan analisis dengan risiko kecurangan dari sudut
“pelaku potensial”, sehingga penegahan terhadap kemungkinan terjadinya
kecurangan dapat dilakukan mesalnya dengan memperketat pengendalian intern pada
posisi-posisi yang rawan kecurangan.
1.
Metode
Pendekatan
Langkah awal yang dilakukan adalah dengan mengidentifikasikan
semua posisi pekerjaan di dalam perusahaan yang menjadi obyek pemeriksaan. Oleh
karena itu, hal-hal yang perlu diamati dan dipelajari adalah ;
·
Struktur organisasi
·
Uraian tugas masing-masing pejabat yang ada dalam
perusahaan
·
Manual akuntansi dan formulir-formulir yang digunakan
·
Pendelegasian wewenang
Langkah
berikutnya adalah menyiapkan analisis setiap pejabat. Simpulan yang diperoleh
dari langkah ini harus dapat menunjukkan spesifikasi setiap pekerjaan dan
mencatat perbedaan antara akses yang diperbolehkan dengan akses yang
direncanakan. Sebagai contoh, petugas bagian pesanan penjualan tidak tidak
diperkenankan memiliki akses terhadap catatan pembelian. Namun kita juga harus
mempertimbangkan kondisi nyata dari ruangan yang tersedia dalam paerusahaan
yang bersangkutan, artinya apabila ruangan petugas bagian penjualan
bersama-sama dengan karyawan bagian pembelian, adalah suatu hal yang tidak
realistis menganggap petugas penjualan tersebut tidak mungkin membaca, merubah,
atau menyembunyikan catatan.
2.
Pengawasan Rutin
Suatu hal yang mudah bagi pelaku kejahatan dalm suatu
perusahaan untuk beroperasi, bila mana manajer sibuk dengan tanggung jawab
lain. Dalam melakukan pengendalian juga harus diperhatikan hal-hal seperti
bawahan lebih pandai dari atasannya, atau bila atasan memiliki bawahan yang
mempunyai latar belakang pendidikan yang berbeda.
3.
Karakter Pribadi
Karakter pribadi karyawan harus dipertimbangkan.
Hal-hal yang harus diperhatikan seperti :
·
Kekayaan yang tidak bisa dijelaskan
·
Pola hidup mewah
·
Pegawai yang sering merasa kecewa/tidak puas atas
keputusan manajemen/tidak naik-naik pangkat
·
Sifat egois dari karyawan (mementingkan diri sendiri)
·
Karyawan yang sering mengabaikan instruksi/prosedur
·
Karyawan yang merasa dianggap paling penting
4.
Tindak Lanjut
Hasil analisis akan memberikan gambaran tentang jenis
pekerjaan mana yang mengandung risiko tinggi dan metode fraud yang bagaimana yang sebaiknya diterapkan. Pengujian secara
detail harus dilakukan guna menentukan apakah kesempatan yang ada telah
digunakan.
